Pieniądze

Ukryte koszty wesela – na co trzeba uważać przy podpisywaniu umów z usługodawcami

Kiedy planowaliśmy nasz ślub, staraliśmy się skrupulatnie zaplanować wszystkie wydatki. Mieliśmy poczucie, że jesteśmy dobrze przygotowani: zrobiona lista usług, porównanie cen, tabele w Excelu i nawet niewielka rezerwa na „niespodzianki”. A jednak – im bliżej wielkiego dnia, tym bardziej zaskakiwały nas koszty, o których wcześniej nikt nie wspominał. To właśnie te drobne dopłaty, ukryte zapisy w umowach i niejasne warunki sprawiają, że wiele par nagle przekracza założony budżet. Chcielibyśmy podzielić się naszym doświadczeniem, żeby inni mogli lepiej się przygotować i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Sala weselna – co poza „ceną za talerzyk”?

To jedno z pierwszych miejsc, gdzie można się potknąć. Kiedy podpisywaliśmy umowę z salą, wydawało nam się, że 250 zł za osobę to uczciwa cena. Dopiero później okazało się, że w ofercie nie było wliczonych wielu rzeczy, które uznaliśmy za oczywiste. Na przykład:

  • opłata korkowa za alkohol, który chcieliśmy dostarczyć sami

  • dopłata za obsługę po północy

  • opłata za „rezerwację” sali na dzień przed weselem, żeby ją udekorować

  • osobny koszt za dzieci (często połowa ceny, ale jednak)

  • wynajem pokoi dla gości – czasem obowiązkowy przy rezerwacji całego obiektu

Zrozumieliśmy, jak ważne jest, żeby dokładnie dopytać o to, co dokładnie zawiera cena za osobę, czy są jakieś dodatkowe koszty serwisu, sprzątania, klimatyzacji czy użycia konkretnego sprzętu. A przede wszystkim – żeby wszystko było wpisane w umowie.

Fotograf i kamerzysta – ile godzin naprawdę pracują?

Fotograf powiedział, że „będzie z nami przez cały dzień”. Brzmiało świetnie – do momentu, gdy zapytaliśmy, czy obejmuje to także oczepiny po północy. Odpowiedź: „Tak, ale za dodatkową opłatą”. To samo dotyczyło obróbki większej liczby zdjęć, galerię online, dojazdu powyżej określonych kilometrów. Każda z tych rzeczy to była kolejna pozycja w cenniku.

Podobnie kamerzysta – podstawowy pakiet obejmował film trwający 20 minut i nagranie ceremonii, ale jeśli chcieliśmy osobne wideo z życzeń, klip z drona czy pełny montaż z wesela, trzeba było dopłacić. Dlatego przy usługach foto-video zawsze warto dokładnie ustalić:

  • liczbę godzin pracy

  • zakres usług (np. liczba zdjęć, długość filmu, wersje skrócone i pełne)

  • koszty dojazdu i ewentualnych noclegów

  • termin i sposób przekazania materiałów

I koniecznie – spisać to wszystko w umowie.

Zespół lub DJ – umowa ponad ustne ustalenia

Zespoły weselne często prezentują swoją ofertę ustnie: „gramy do 1:00 w nocy”, „dostosujemy się do Waszych próśb”, „wszystko da się dogadać”. Problem pojawia się wtedy, gdy okazuje się, że po północy zaczynają liczyć dodatkową godzinę pracy w bardzo niekorzystnej stawce. Albo że nie grają podczas przerw, nie przyjeżdżają z własnym nagłośnieniem, a oświetlenie trzeba wynająć osobno.

Zanim podpisaliśmy umowę, zapytaliśmy o:

  • dokładną liczbę godzin grania

  • długość i częstotliwość przerw

  • obecność wodzireja (czasem to dodatkowa osoba i koszt)

  • dojazd i ewentualne zakwaterowanie

  • sprzęt: czy mają własne nagłośnienie i światła

Dobrze mieć to wszystko na papierze, bo w emocjach nocy weselnej trudno rozwiązywać spory.

Dekoracje i florystka – cena „od” może być bardzo myląca

Dekoracje ślubne potrafią pochłonąć dużą część budżetu, zwłaszcza jeśli ufamy, że „to tylko kilka bukietów i świeczki”. Kiedy zapytaliśmy florystkę o orientacyjną cenę dekoracji sali, kościoła i bukietu, usłyszeliśmy „około 1500 zł”. Szybko okazało się jednak, że w tej cenie nie ma transportu, nie ma wypożyczenia wazonów, nie ma montażu ani demontażu. Dodatkowo, każda zmiana koncepcji (np. inne kwiaty, inne kolory) wiązała się z dopłatą.

Najważniejsze, czego się nauczyliśmy: nie brać niczego za pewnik. Każdy element musi być wyszczególniony: co dokładnie obejmuje usługa, co jest opcjonalne i co kosztuje dodatkowo. Dzięki temu uniknęliśmy przepłacania za coś, co wydawało się „w pakiecie”.

Transport, noclegi i... drobne wydatki, które się kumulują

Zaskoczyło nas, jak szybko mnożą się „małe koszty”, które razem tworzą niemałą sumę. Wynajem busa dla gości, prezenty dla świadków, pudełka na ciasto, koszyczki ratunkowe w łazienkach, tablica powitalna, opłaty urzędowe, opłata za muzyka w USC czy w kościele – wszystko to dodaje się do ogólnego budżetu. Niektóre wydatki są łatwe do przeoczenia, a inne – specjalnie nie są uwzględniane w ofertach usługodawców, żeby całość wyglądała „przystępnie”.

Warto więc przygotować osobną rubrykę na „koszty ukryte” i regularnie ją uzupełniać. Z czasem zobaczymy, że to właśnie one mają ogromny wpływ na przekroczenie budżetu.

Podsumowanie – wszystko, co ważne, musi być na papierze

Nasza najważniejsza lekcja? Umowa to nie formalność, tylko tarcza ochronna. Nawet jeśli usługodawca wydaje się sympatyczny, elastyczny i profesjonalny – to właśnie dobrze napisana umowa chroni nas przed nieporozumieniami. Zadbaliśmy o to, żeby wszystkie ustalenia były jasne, szczegółowe i podpisane przez obie strony. Dzięki temu wiedzieliśmy, czego się spodziewać – i uniknęliśmy wielu stresów.

Ślub to piękne wydarzenie, ale jego organizacja bywa stresująca. Jeśli wiemy, gdzie mogą czaić się „pułapki” – jesteśmy o krok bliżej do tego, żeby zamiast złości i rozczarowania pozostały tylko dobre wspomnienia.

Najmodniejsze motywy weselne 2025 – od „Garden Party” po „Industrial Glam”Ślub bez kredytu – jak zorganizować piękną uroczystość za 20 000 zł